AI DEMO

配送遅延の連絡文を AI で下書きする（運送・物流会社向け・無料デモ）

遅れがわかったら、まず荷主に一報を入れ、見込みが変われば続報を出し、落ち着いたら原因と再発防止を報告する。配車や現場の対応に追われながら、こうした連絡文を書くのは大きな負担です。わかっていることのメモを入れると、荷主に送る連絡文の下書きを AI が作ります。登録は不要です。入力内容は、キセルのサーバーには保存しません。

デモを試す

デモ：荷主への遅延連絡の下書きを作る

  • お名前、住所、電話番号、メールアドレスなど、個人を特定できる情報や、社外秘の情報は入力しないでください。
  • 入力した内容と生成された文章は、キセルのサーバーには保存しません。文章を作るために、入力した内容は Anthropic 社（AI「Claude」の提供元、米国）に送られます。Anthropic 社は、API で受け取った内容を AI の学習に使わず、原則として30日以内に自動で削除するとしています（利用規約違反の調査などのため、より長く保存される場合があります）。
  • このページの入力例・出力例は説明のために作った架空のもので、実在のお客様の事例ではありません。
  • AI の文章には、事実と異なる内容や不適切な表現が含まれることがあります。必ず内容を確認し、必要に応じて専門家の確認を経てからお使いください。
  • このデモは試していただくためのもので、1日に使える回数（5回）と入力の文字数（600字）に限りがあります。

荷主・納品先の社名、ドライバーのお名前、車両番号は入力しないでください。「B社向け」「午前便」のように書けば下書きを作れます。

60字まで

200字まで

150字まで

150字まで

0 / 600字

この作業でよくある悩み

  • 第一報を早く出したいのに、書く時間がない。

    配車の組み直しや納品先への連絡と同時に、荷主への文面も考えなければなりません。

  • 原因がはっきりしないうちに、何をどこまで書くか迷う。

    わかっていないことを断定すると、あとで訂正が必要になり、信頼を落とします。

  • 自社のミスのときの報告が難しい。

    謝るべきところは謝りつつ、言い訳にも、担当者個人への責任転嫁にも見えない書き方が求められます。

使い方

  1. わかっていることだけを入れる。

    連絡の種類を選び、便と荷物、何が起きたか、影響と新しい見込み、こちらの対応を入れます。原因がわからなければ「調査中」と書いてください。

  2. 「連絡文の下書きを作る」を押す。

    件名、本文、送る前に確認したい点が出ます。わかっていないことは推測で埋めず、「確認中」として書きます。

  3. 人が確認して直す。

    特に見てほしいのは、①到着見込みの時刻が最新か、②原因を、確認できている範囲より強く書いていないか、③補償や費用について、契約で確かめていないことを約束していないか、の3点です。

入力例と出力例

以下はすべて説明のために作った架空の例です。実在の事例ではありません。

作例1：事故渋滞による遅延の第一報

入力

連絡の種類
遅延の第一報
便・荷物
○月○日 午前便、B社向け、8パレット
何が起きたか
走行中の高速道路で事故があり、通行止め。当社の車両は事故には関係していない
影響と新しい見込み
到着は14時の予定から17時ごろの見込み。荷物に破損はない
こちらの対応
次の出口で降りて一般道を迂回中。1時間ごとに状況を連絡する

出力（下書き）

【件名】
【遅延のお知らせ】○月○日 午前便（B社向け）の到着について

【本文】
【要確認：荷主のご担当者名】様

いつもお世話になっております。
本日の午前便（B社向け、8パレット）の到着が遅れる見込みとなりましたので、取り急ぎご連絡いたします。

走行中の高速道路で事故が発生し、通行止めとなりました。当社の車両は事故には関係しておらず、お荷物に破損はありません。

現在、次の出口で高速道路を降り、一般道を迂回しております。到着は当初の14時から、17時ごろになる見込みです。

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。今後は1時間ごとに状況をご連絡いたします。

【要確認：会社名・担当者名・連絡先】

【送る前に確認してください】
・17時ごろという見込みを、ドライバーと最新の状況で確認したか
・B社（納品先）への連絡を、荷主と当社のどちらが行うか確認してください

作例2：積み残し（自社のミス）による遅延の報告

入力

連絡の種類
原因と再発防止の報告
便・荷物
○月○日 午後便、C社向け、段ボール120ケース
何が起きたか
出荷時に1パレット（20ケース）を積み残した。出荷前の検品で、パレット数と伝票の照合をしていなかった
影響と新しい見込み
残りの20ケースは翌日午前に別便で届けた。C社には当日中に連絡済み
こちらの対応
今後は積み込み後に、パレット数を伝票と照合し、チェック表に記入してから出発する。○月○日から実施

出力（下書き）

【件名】
○月○日 午後便（C社向け）の一部遅配についてのご報告

【本文】
【要確認：荷主のご担当者名】様

いつもお世話になっております。
○月○日の午後便（C社向け）で、当社の出荷作業の誤りにより、お荷物の一部のお届けが遅れました。ご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

■発生した内容
出荷時に1パレット（20ケース）を積み残し、C社様へのお届けが翌日になりました。残りの20ケースは翌日午前に別便でお届けし、C社様には当日中にご連絡しております。

■原因
出荷前の検品で、パレット数と伝票の照合を行っていなかったことが原因です。

■再発防止
○月○日から、積み込み後にパレット数を伝票と照合し、チェック表に記入してから出発する手順に改めました。

新しい手順を確実に続けてまいります。

【要確認：会社名・担当者名・連絡先】

【送る前に確認してください】
・照合の手順を、どの拠点・どの便から実施しているか書き足すと伝わりやすくなります
・遅配による費用や補償については書いていません。契約内容を確認してから扱いを決めてください

作例3：大雪による遅延の続報

入力

連絡の種類
続報（見込みの更新）
便・荷物
○月○日 夜間便、D社の倉庫向け、10トン車1台
何が起きたか
大雪で高速道路が通行止め。昨夜からパーキングエリアで待機している。ドライバーは休憩をとっている
影響と新しい見込み
通行止めの解除時刻は未定。解除されれば、そこから約4時間で到着する見込み
こちらの対応
道路情報を確認し、解除がわかりしだい連絡する。安全を優先して運行する

出力（下書き）

【件名】
【続報】○月○日 夜間便（D社倉庫向け）の到着見込みについて

【本文】
【要確認：荷主のご担当者名】様

いつもお世話になっております。
昨夜お知らせした夜間便（D社倉庫向け、10トン車1台）について、現在の状況をご報告いたします。

大雪による高速道路の通行止めが続いており、車両は昨夜からパーキングエリアで待機しています。ドライバーは休憩をとっております。

通行止めの解除時刻は、現時点では決まっておりません。解除されましたら、そこから約4時間で到着する見込みです。

お待たせしており申し訳ございません。道路情報を確認し、解除がわかりしだいご連絡いたします。運行は安全を優先して行ってまいります。

【要確認：会社名・担当者名・連絡先】

【送る前に確認してください】
・入力では第一報の時刻がわからないため「昨夜お知らせした」と書いています。実際に第一報を送った時刻と合っているか確認してください
・D社倉庫の受け入れ時間（夜間や休日に受けられるか）を確認し、必要なら本文に加えてください

この業界で気をつけること

  • 遅れを取り戻すための無理な運行を約束しない。

    トラックのドライバーの拘束時間や休息期間には、「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準」（改善基準告示。2024年4月から改正後の基準を適用）が定められています。「休憩を短くして急ぎます」のような文面は、ドライバーに無理を強いることになり、守るべき基準とも矛盾します。このデモでは、そうした表現を書かないようにしています。

  • 補償や費用は、契約と約款で決まる。

    遅延（延着）や一部の未着の責任・補償の扱いは、荷主との契約や運送約款（国土交通省が定める標準貨物自動車運送約款など）によります。連絡文の中で先に約束せず、契約を確かめてから扱いを決めてください。

  • 原因は、確認できた範囲で書く。

    調査中の段階で原因を断定すると、あとで訂正が必要になります。「確認中」「わかりしだいご連絡します」と書くのは、不誠実ではなく正確な対応です。

  • ドライバー個人を責める書き方をしない。

    荷主が知りたいのは、何が起きて、どう防ぐかです。「担当者の不注意」と書くより、手順のどこに抜けがあり、どう変えたかを書くほうが信頼につながります。

  • 事故のときは、文面より先に安全と電話。

    自社の車両が事故を起こした場合は、人命の救護と警察への届け出、荷主への電話での連絡が先です。メールはその後の記録として使ってください。

AI に任せる部分・人が担う部分

AI に任せる人が担う
メモを、第一報・続報・報告の型に合わせて文面にする到着見込みの確認と更新
わかっていないことを「確認中」として書き分ける原因の調査、補償・費用の判断
送る前に確認したい点を挙げる納品先への連絡の分担、送信

物流・運送の AI 活用例（文章の下書き以外の使い方）

上のデモは、メモから荷主への連絡文の下書きを「作る」使い方です。物流・運送の仕事では、ほかにも、FAX の依頼書を読み取る、問い合わせを振り分ける、日報の記録を確かめる、荷主ごとのルールを探して答える、といった使い方が考えられます。

以下は、物流・運送の業務で考えられる使い方の例です。実在の会社の事例ではなく、効果を約束するものでもありません。配車の最適化や運行管理のように、専用のシステムの方が向く仕事もあります。

#活用例AI の使い方人が担うところ
1FAX・PDF の配送依頼書を読み取り、受注の入力候補を作る読み取る届け先・日時・数量の照合
2手書きの日報を読み取り、記入漏れや時刻の食い違いを点検する確かめる運行管理者による確認
3荷主・届け先からの問い合わせを、内容で振り分ける振り分ける回答と対応の判断
4遅延やヒヤリハットの記録から、理由を分類して傾向をまとめるまとめる・分析する対策を決めること
5荷主・届け先ごとの納品ルールを、探して答える探して答えるルールの更新
6荷物の破損の写真とメモから、事故報告の項目を整える読み取る原因と責任の判断
7翌日の配送依頼を集め、配車の下準備をする作業を任せる配車の決定
1FAX・PDF の配送依頼書を読み取り、受注の入力候補を作る読み取る
今の作業と困りごと
荷主から届く配送依頼は、FAX、PDF、メール本文と形がさまざまです。事務の担当者が見ながら、届け先、日時の指定、品名、個数、重量などを受注の画面に打ち込んでいて、件数の多い日は入力が追いつきません。
AI を入れると
依頼書の画像や PDF を AI に読ませ、受注の画面の項目に当てはめた入力候補を作る使い方が考えられます。かすれて読めない箇所や、時間の指定があいまいな箇所は「要確認」として残します。
人が確認するところ
届け先、日時の指定、個数・重量は、元の依頼書と照らし合わせてから登録します。依頼書に書いていないことは、AI には補えません。
キセルの支援
AI活用診断で、依頼の形と件数、今の入力の流れを見て、読み取りを入れる場所を決めます。受注の画面への取り込みは、今お使いのシステムの取り込み機能などを生かし、ノーコード・ローコードの自動化で小さく仕組みにします。
2手書きの日報を読み取り、記入漏れや時刻の食い違いを点検する確かめる
今の作業と困りごと
ドライバーが書いた日報を、運行管理の担当者が1枚ずつ確かめています。休憩の記入漏れや、出庫・帰庫の時刻の書き間違いに気づくのが遅れると、拘束時間などの確認にも響きます。トラック運転者には、2024年4月から改正後の「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準」（改善基準告示）が適用されています。
AI を入れると
日報の画像を AI に読ませて時刻や休憩の記録をデータにし、記入漏れや前後の食い違い（帰庫が出庫より早い、など）に印を付ける使い方が考えられます。拘束時間の計算そのものは、決まった計算式の仕組み（表計算や運行管理のシステム）で行う方が確実です。
人が確認するところ
印の付いた箇所は、運行管理の担当者がドライバーに確かめて直します。基準に合っているかの判断と、運行の計画の見直しは人が行います。
キセルの支援
AI活用診断で、日報の形（手書き、デジタコの記録など）と今の確認の流れを見て、AI と計算の仕組みの分担を決めます。
3荷主・届け先からの問い合わせを、内容で振り分ける振り分ける
今の作業と困りごと
「今どこにあるか」「時間を変えたい」「荷物が濡れていた」など、電話やメールで届く問い合わせを、事務の担当者が受けて、配車係やドライバーに回しています。急ぎの連絡が後回しになることがあります。
AI を入れると
メールや電話のメモを AI に読ませ、「配送状況の確認」「日時の変更」「破損・誤配の連絡」「その他」に分け、回答に必要な情報（伝票番号、届け先 など）がそろっているかを示す使い方が考えられます。
人が確認するところ
回答の内容と、破損や誤配への対応の判断は人が行います。振り分けは担当者が見て直せるようにします。
キセルの支援
AI活用診断で問い合わせの量と種類を見て、分け方を決めます。受け付けから担当への連絡までは、ノーコードの自動化で仕組みにします。
4遅延やヒヤリハットの記録から、理由を分類して傾向をまとめるまとめる・分析する
今の作業と困りごと
遅延の理由やヒヤリハットは日報や報告書に書かれていますが、書き方がばらばらで、集計まで手が回りません。どの荷主・どの時間帯で何が起きやすいかが、ベテランの感覚に頼っています。
AI を入れると
一定期間の記録を AI に読ませ、理由を「積み込みの待ち時間」「道路の混雑」「届け先での待ち」などの区分に分けて、荷主や曜日ごとの傾向をまとめる使い方が考えられます。
人が確認するところ
区分の付け方は、記録と照らし合わせて確かめます。荷主への相談や運行の見直しなど、対策を決めるのは人です。
キセルの支援
AI活用診断で、記録の残り方を見て、区分と集計の形を一緒に決めます。
5荷主・届け先ごとの納品ルールを、探して答える探して答える
今の作業と困りごと
受付の時間、搬入口、検品のやり方、必要な書類など、届け先ごとのルールがベテランのドライバーや配車係の頭の中にあります。新しく入った人や応援のドライバーは、そのたびに電話で確かめています。
AI を入れると
届け先ごとのルールをまとめた資料を AI が参照できるようにし、「◯◯センターの午前の受付は何時まで」といった質問に、根拠の資料を示しながら答える使い方が考えられます。
人が確認するところ
AI は渡した資料の範囲でしか答えられません。ルールが変わったときの資料の更新は人が行います。
キセルの支援
生成AIの導入・研修で、ルールの資料の整え方と、社内での使い方を決めます。
6荷物の破損の写真とメモから、事故報告の項目を整える読み取る
今の作業と困りごと
荷物の破損や事故が起きると、ドライバーが撮った写真と電話のメモをもとに、事務の担当者が報告書を作り、荷主に連絡します。報告書の項目が埋まらず、ドライバーに何度も聞き直すことがあります。
AI を入れると
写真とメモを AI に読ませ、写真から分かること（外箱のへこみ、濡れ など）とメモの内容を、報告書の項目に当てはめて下書きにし、足りない情報を挙げる使い方が考えられます。
人が確認するところ
写真からは原因や責任は分かりません。原因の調査、荷主への説明、補償の判断は人が行います。
キセルの支援
AI活用診断で、事故報告の流れを見て、AI に任せる範囲を決めます。
7翌日の配送依頼を集め、配車の下準備をする作業を任せる
今の作業と困りごと
配車係が、荷主ごとに届いた翌日の依頼を集め、時間の指定、重量、車両の条件を書き出してから配車を考えています。集めて書き出すだけで時間がかかります。
AI を入れると
依頼を集めて、時間の指定・重量・必要な車両の条件ごとに一覧に整え、条件の食い違いや情報の不足に印を付けるところまでを任せる使い方が考えられます。
人が確認するところ
どの車両・どのドライバーに割り当てるかは配車係が決めます。経路や積み合わせの最適化は、専用の配車システムの方が向く仕事です。
キセルの支援
AI活用診断で、配車の前の作業を見て、AI・表計算・専用のシステムのどれが合うかを見立てます。

どの業務から始めるかは、扱う件数や今のツールによって変わります。AI活用診断では、業務を棚卸しし、「AI に向く業務」「ツールで自動化する業務」「人が続ける業務」に分けるところからご一緒します。

よくある質問

納品先（荷受人）向けの連絡も作れますか。

作れます。「便・荷物」に納品先向けであることを書いてください。ただし、荷主を通さずに連絡してよいかは、荷主との取り決めを確認してください。

原因がまだわからないときも使えますか。

使えます。「何が起きたか」に「調査中」と書くと、原因は確認中として、わかっている影響と見込みだけで第一報を作ります。

電話のときの話し方の台本にもなりますか。

このデモはメールの文面を作ります。電話の前に要点を整理する用途には使えますが、話し言葉にはなっていません。

無料ですか。何回使えますか。

無料です。登録も不要です。1日5回まで、入力は合計600字までお使いいただけます。

入力した内容は保存されますか。

入力した内容と生成された文章は、キセルのサーバーには保存しません。文章を作るために、入力した内容は Anthropic 社（AI「Claude」の提供元、米国）に送られます。Anthropic 社は、API で受け取った内容を AI の学習に使わず、原則として30日以内に自動で削除するとしています（利用規約違反の調査などのため、より長く保存される場合があります）。

NEXT STEP

この作業を、社内の仕組みにするには

遅延の連絡は、運行の状況がどこに集まり、誰が荷主に伝えるかという社内の流れとつながっています。連絡文の下書きを作るだけでなく、配車や運行の記録からどう材料を集めるかまで考えると、AI を置く場所がはっきりします。どの業務から手をつけるかを決めるところから、ご一緒します。

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